Jak skutecznie zarządzać nieobecnościami z pomocą programu do ewidencji czasu pracy online?

Od 14 maja 2019 roku na mocy dyrektywy nr 2003/88/WE pracodawcy na terenie Unii Europejskiej mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich podwładnych. W związku z tym firmy musiały zacząć zbierać dane na temat godzin przyjść i wyjść, nadgodzin i nieobecności.

Był to dobry moment, by wprowadzić do organizacji program do zapisywania godzin pracy oraz obsługi wniosków urlopowych. Dowiedz się, jak go wykorzystać, by zarządzanie urlopami w firmie przebiegało płynnie i bezproblemowo.

Czym jest aplikacja do ewidencji czasu pracy i zarządzania nieobecnościami?

System rejestracji czasu pracy (RCP) to program, który pozwala na elektroniczne zbieranie informacji na temat rejestrowanych przez pracowników godzin rozpoczęcia i zakończenia zmian oraz przerw. Informacje zapisywane są automatycznie w momencie, gdy pracownik rozpocznie i zakończy dzień pracujący lub przerwę.

Ewidencjonowanie urlopów również odbywa się poprzez program, co pozwala na szybki przekaz informacji. Dodatkowo wszystkie dane na temat urlopów zapisywane są w kalendarzu, do którego wgląd może mieć każdy pracownik. Dzięki temu wszyscy mają dostęp do aktualnych informacji na temat planowanych nieobecności innych zatrudnionych.

Ewidencjonowanie czasu pracy za pomocą programu online sprawia, że wszystkie informacje są dostępne z każdego miejsca i o każdej porze. Dzięki automatycznemu zliczaniu godzin oraz dni i kalkulowaniu limitów urlopowych program odciąża dział HR i daje możliwość szybkiego wygenerowania raportów.

Jak skutecznie zarządzać nieobecnościami?

Wiedząc, jak skutecznie zarządzać nieobecnościami z pomocą programu do ewidencji czasu pracy, można podnieść produktywność pracowników i poprawić efektywność całej organizacji. Jednak jak sprawić, by ewidencja czasu pracy online była skuteczna? Pomogą w tym następujące funkcje:

Przesyłanie kalendarzy różnych świąt

Dzięki możliwości zaimportowania do programu świąt różnych państw - jak możliwe jest to w Calamari Leave - w prosty sposób można zadbać o to, by w kalendarzu znalazły się wszystkie ustawowo wolne dni. Ta możliwość przydaje się szczególnie w firmach mających swoje oddziały w różnych krajach - aplikacja umożliwia bowiem importowanie kilku kalendarzy i przypisywanie ich do poszczególnych zespołów lub pracowników. Tym samym zespół z USA nie będzie planował spotkań z Polakami na 11 listopada.

W przypadku organizacji pracujących w jednym kraju, ale oferujących usługi na rynku międzynarodowym, jest to również dobry sposób, by pamiętać o świętach państwowych klientów, by móc na takie okazje przygotować dla nich coś specjalnego.

Widok kalendarza nieobecności dla wszystkich pracowników

Tradycyjny sposób zarządzania urlopami staje się w dzisiejszych czasach niepraktyczny. Wypełnianie papierowych wniosków czy ręczne przepisywanie informacji o urlopach do komórek w arkuszu kalkulacyjnym mogą powodować wiele błędów, zajmują sporo czasu i nie zawsze są aktualizowane na bieżąco.

Może to spowodować spore zamieszanie, a czasem nawet problemy - na przykład gdy na kilka dni przed ukończeniem ważnego projektu okazuje się, że dwóch kluczowych pracowników jest na urlopie, bo nikt nie zwrócił na to uwagi wcześniej.

System RCP rozwiązuje ten problem poprzez udostępnianie pracownikom kalendarza nieobecności, w widoku którego podejrzeć można, które osoby mają wolne w danym terminie, kto je zastępuje i jaki rodzaj wolnego wzięły. Widok kalendarza można ograniczyć dla wybranych pracowników oraz zespołów, jeśli z jakiegoś powodu wymaga tego polityka organizacji

Tworzenie własnych typów nieobecności i ich limitów

Elastyczny program do liczenia czasu pracy i zarządzania urlopami umożliwia utworzenie własnych rodzajów nieobecności w zależności od polityki pracy w danym państwie i zasad działania firmy. Każdemu typowi nieobecności można przypisać odpowiednią liczbę dni i warunki do spełnienia: wybór osoby zastępującej, podanie powodu, dołączenie komentarza do nieobecności.

W Calamari można również wybrać, czy dany typ nieobecności powinien być rozliczany w dniach czy godzinach. Typy dni wolnych mogą zostać odpowiednio przypisane do poszczególnych pracowników. Dzięki temu kontrola czasu pracy i urlopów staje się znacznie łatwiejsza. Wszystkie dostępne dni wolne aktualizowane są na bieżąco, a zatrudnieni mają do nich stały dostęp, dzięki czemu zawsze wiedzą, ile urlopu mają do wykorzystania i nie muszą każdorazowo angażować działu kadr, by zdobyć informacje na ten temat.

Możliwość tworzenia własnych typów nieobecności przyda się również w takich sytuacjach jak delegacje, home office czy praca zdalna spowodowana pandemią koronawirusa. Aplikacja do kontroli czasu pracy przechowuje archiwalne dane na temat obecności podwładnych, dzięki czemu w razie zachorowania jednej z osób łatwo jest ustalić, z którymi pracownikami miała styczność - co pomaga zadbać o bezpieczeństwo pracy wszystkich w organizacji.

Rozliczanie nieobecności w dniach i godzinach

Funkcjonalność ta rozwiązuje problem z obliczaniem nadgodzin, ich odbieraniem lub braniem za nie dodatkowego wynagrodzenia. Pracownicy mają dowód w postaci zapisu w elektronicznym systemie, dzięki czemu nie muszą się martwić o niejasności związane z nadgodzinami.

Rozliczanie godzinowe sprawdza się również w sytuacjach, kiedy pracownicy muszą opuścić biuro z prywatnego powodu, na przykład wizyty u lekarza. W takim przypadku można stworzyć typ nieobecności "wyjście prywatne" rozliczane w godzinach, które pracownicy będą mogli nadrobić w późniejszym terminie.

Pozwala to pracownikom być na bieżąco i odpowiednio rozplanować swoje obowiązki, biorąc pod uwagę nieobecności kolegów z zespołu. Zapewnia także, że zatrudnieni przepracują tyle godzin tygodniowo, ile powinni.

Przypisywanie typów nieobecności do pracowników i zespołów

Każdy dział w firmie ma swoje zadania oraz własną specyfikę pracy. Dobry pracodawca o tym wie, dlatego dostosowuje typy nieobecności do potrzeb zespołów. Program do rejestracji czasu pracy pozwala na wybranie, który pracownik ma dostęp do jakiego rodzaju nieobecności nie tylko na podstawie formy zatrudnienia, ale również charakteru pracy.

Na przykład: działowi IT może przysługiwać jeden dzień pracy zdalnej (home office) tygodniowo, podczas gdy pracownicy działu obsługi klienta będą mogli pracować z domu jedynie raz w miesiącu. Pracownicy zatrudnieni na umowę B2B mogą mieć do dyspozycji jedynie bezpłatny urlop, zaś zatrudnieni na umowę o pracę płatny. Wszystkie te różnice można w prosty sposób ustawić w systemie.

Niezwykłą wygodą oferowaną przez program do elektronicznych wniosków urlopowych jest fakt, że typy i limity urlopowe wystarczy przypisać do pracownika raz. Aplikacja automatycznie wylicza wszystko sama, co oszczędza sporo czasu działowi kadr.

Szybkie wnioski urlopowe i ich akceptacja

Program do ewidencji urlopów online pozwala pracownikowi złożyć wniosek za pomocą strony internetowej bądź aplikacji mobilnej, a informacja o złożeniu takiego wniosku przychodzi od razu do menedżera, który z miejsca może go odrzucić lub zaakceptować.

Dzięki temu pracownicy dużo szybciej mogą spodziewać się decyzji w sprawie swojego zgłoszenia, a przełożeni mogą na bieżąco kontrolować wszystkie wnioski i kalendarz urlopów, by podjąć najlepsze z punktu widzenia zespołu decyzje.

Rozwiązuje to problem wspomniany wyżej - sytuację, w której okazuje się, że dwóch kluczowych pracowników jest nieobecnych, gdy są potrzebni. Mając stały wgląd w kalendarz, wnioski urlopowe i ich historię, do takich sytuacji dochodzi bardzo rzadko.

Automatyzacja raportów

Prowadzenie dokumentacji urlopów i godzin pracy to czasochłonne zadanie, podobnie jak cykliczne tworzenie raportów na ich podstawie. Pochłania to mnóstwo uwagi działu HR, który może zaoszczędzić elektroniczna ewidencja czasu pracy. Informacje na temat przepracowanych godzin oraz nieobecności pracowników przechowywane są w systemie i przeliczane automatycznie.

Wystarczy więc wybrać w filtrach odpowiednie opcje i wyeksportować dane do pożądanego formatu. W ten sposób z kilku godzin, czas, jaki trzeba było poświęcić na raportowanie, zmniejsza się do kilkudziesięciu minut. Pozwala to pracownikom HR skupić się na innych aspektach pracy przynoszących korzyści organizacji: rekrutacjach, poprawie morale pracowników i team-buildingu zespołów.

Nadawanie prawa do akceptowania wniosków

Gdy menedżera nie ma w firmie, czasem nie od razu wiadomo, do kogo powinno się złożyć wniosek urlopowy. Takie sytuacje mogą powodować nieporozumienia i błędy w komunikacji. Korzystając z programu do ewidencji czasu pracy, można wybrać, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie wnioskami urlopowymi danego zespołu pracowników.

Akceptacja może być jedno- lub kilkuetapowa, co oznacza, że żeby otrzymać urlop, zgodę będzie musiało wyrazić kilka osób. W sytuacji, gdy menedżera nie ma na miejscu, można wybrać inną osobę odpowiedzialną za akceptację podania o urlop. Dzięki temu pracownicy nie muszą czekać i martwić się, że ich prośba nie zostanie rozpatrzona na czas.

Kalendarz zastępstw

Skuteczne zarządzanie czasem pracy to również informowanie pracowników o tym, kto i kiedy zastępuje osobę nieobecną. Dzięki kalendarzowi zastępstw programu do ewidencji urlopów każdy z pracowników może sprawdzić, kiedy będzie kogoś zastępował. Kalendarz można importować i wprowadzić np. do aplikacji Google Calendar.

Dostęp do danych w chmurze

Rejestracja czasu pracy online pozwala na przechowywanie wszystkich informacji w chmurze, dzięki czemu można mieć do nich dostęp z każdego miejsca i o każdej porze. To niezwykle przydatne rozwiązanie w przypadku firm rozproszonych w różnych krajach. Może się również okazać pomocne podczas delegacji czy pracy z domu.

Do programu można się zalogować z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu wyposażonego w przeglądarkę lub aplikację danego systemu RCP i sprawdzić informacje, których się potrzebuje. Pracownicy mają stały dostęp do kalendarza, swojej ewidencji czasu pracy i limitów urlopowych. Pracodawca może zaś sprawdzać informacje wszystkich osób należących do organizacji.

Dlaczego warto wybrać Calamari?

Calamari to aplikacja do przetwarzania elektronicznych wniosków urlopowych i zarządzania czasem pracy dostosowana do regulacji związanych z prawami pracowniczymi większości państwa na świecie. Umożliwia tworzenie własnych typów nieobecności rozliczanych w dniach i godzinach, wieloetapowy proces akceptacji wniosków urlopowych, a także wiele integracji z popularnymi narzędziami, takimi jak Slack, Microsoft Teams czy Jira.

Dzięki dodatkowym funkcjom, takim jak: komentowanie wniosku urlopowego, dodawanie opisu dnia, zapisywanie pracy nad projektami i automatyczne wyliczanie przysługujących dni wolnych znacznie poprawia płynność pracy w firmie i oszczędza czas menedżerów oraz działu HR.

Podsumowanie

Rejestr godzin pracy i ewidencja urlopów to potężne narzędzia, dzięki którym można zoptymalizować pracę poszczególnych działów firmy przy niewielkim nakładzie finansowym. Nowoczesne rozwiązanie w postaci systemu RCP wypada atrakcyjnie zarówno w oczach obecnych i potencjalnych pracowników jak i partnerów biznesowych.

Przekonaj się, jak wiele w Twojej organizacji może zmienić program do ewidencji czasu pracy i urlopów. Wypróbuj Calamari Leave i Clock In przez dwa tygodnie za darmo i pożegnaj się z problemami z zarządzaniem nieobecnościami.