Jak zautomatyzowane planowanie wpływa na efektywność operacyjną i zgodność z kodeksem pracy?

Czym dokładnie jest zautomatyzowane planowanie?

Zautomatyzowane planowanie polega na wykorzystywaniu specjalistycznego oprogramowania do tworzenia grafików pracy, zarządzania urlopami i monitorowania czasu pracy pracowników. System uwzględnia lokalne przepisy prawa i analizuje dostępność zespołu. Jego wdrożenie oznacza koniec z uciążliwym, ręcznym prowadzeniem tabelek i dokumentacji.

Zautomatyzowane planowanie a przestrzeganie grafiku pracy

Polski kodeks pracy wskazuje normy czasu pracy i specjalne uprawnienia dla określonych grup pracowników. Zautomatyzowane systemy do planowania czasu pracy programuje się tak, aby uwzględniały prawne regulacje.

W jakich sytuacjach okazują się one na wagę złota? Przykładem jest zatrudnianie ciężarnych. Pracownice w ciąży są objęte szczególną ochroną prawną, która narzuca pracodawcy konkretne ograniczenia. Nie mogą pracować w godzinach nocnych, nie można im zlecać pracy w godzinach nadliczbowych ani delegować poza stałe miejsce pracy. Wprowadzenie odpowiednich ustawień do programu HR pozwala automatycznie oznaczyć ciężarne jako te, które nie mogą pracować w nocy czy wyjeżdżać na delegacje. Umożliwia to sprawniejsze, automatyczne planowanie grafiku, tak aby firma (mimo brak pełnej dyspozycji ciężarnej) działała na pełnych obrotach.

Zautomatyzowane planowanie a przestrzeganie wymiarów urlopu

Zarządzając urlopami, trzeba pilnować ich wymiarów i terminów wykorzystania zaległych urlopów. Dochodzi do tego planowanie zastępstw. Błędy działu HR w tych kwestiach mogą skutkować niezadowoleniem pracowników lub problemami podczas zewnętrznej kontroli.

Natomiast system automatycznego planowania urlopów sam pilnuje ich wymiaru - np. w zależności od stażu pracy pracownika. Zatrudniony widzi w aplikacji swój bilans urlopowy. Może sprawdzić, ile dni wykorzystał, ile mu ich zostało i do kiedy musi wykorzystać zaległy urlop. Zmniejsz to liczbę pytań do działu kadrowego.

Automatyzacja umożliwia tworzenie rocznych planów urlopowych. Pracownicy mogą z wyprzedzeniem zarezerwować urlop. System pokazuje też „konflikt urlopowy” - gdy wnioskowane przez zatrudnionych dni wolne pokrywają się.

Manager otrzymuje powiadomienia o zbliżających się terminach wykorzystania zaległych urlopów. Dzięki temu może z wyprzedzeniem zaplanować zastępstwa i uniknąć sytuacji, gdy wszyscy muszą wykorzystać dni wolne w ostatnim miesiącu w roku.

Zautomatyzowane planowanie w HR - lepsza kontrola nad dostępnością i wydajnością pracowników

System do zautomatyzowanego planowania w HR pomaga optymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich. Dla managera jest narzędziem służący do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Dlaczego? System do zautomatyzowanego planowania:

• pokazuje aktualną dostępność zespołu na jednym ekranie. Widać, kto jest w pracy, kto przebywa na urlopie, a kto na zwolnieniu. Mając automatyczny grafik pracy, można błyskawicznie sprawdzić dostępność członków zespołu konkretnego dnia;
• pokazuje, którzy pracownicy mają wolne moce przerobowe, kto jest przeciążony i na kogo można przedelegować zadania;
• zbiera dane o czasie pracy i generuje raporty pokazujące, ile czasu zajmują poszczególne zadania;
• pozwala wyeliminować błędy w grafikach - pozwala to uniknąć nadgodzin, pracy w nieodpowiednich warunkach i kar za nieprzestrzeganie przepisów.

Zautomatyzowane planowanie pozwala skupić się zespołowi HR na tym, co naprawdę jest ważne dla firmy - na rozwoju biznesu i budowaniu zaangażowanego zespołu. „Papierkową robotą” zajmuje się w dużej mierze nowoczesne oprogramowanie.