7 kroków do skutecznego onboardingu

Krok 1 - Przygotuj stanowisko pracy

Wiele firm oferujących atrakcyjne zatrudnienie i możliwość rozwoju zawodowego (m.in. takich jak http://bridgestone-poznan.pl) wie, że jednym z filarów skutecznego onboardingu jest odpowiednio przygotowane stanowisko pracy. Warto zadbać więc o to, aby nowemu pracownikowi nie zabrakło niezbędnych do pracy sprzętów i narzędzi. O tym, co powinna otrzymać zatrudniona osoba, decyduje specyfika pracy - jeśli ma ona charakter biurowy, niezbędny okaże się komputer, wygodne krzesło i biurko. W przypadku branży produkcyjnej należy natomiast pamiętać m.in. o środkach ochrony indywidualnej, takich jak: odzież ochronna, specjalistyczne obuwie, nauszniki czy kask.

Krok 2 - Wyznacz mentora

Mentor (znany również jako buddy, czyli kolega) to osoba, która w początkowym okresie zatrudnienia będzie sprawowała opiekę nad nowym pracownikiem. Może nim być każda osoba w firmie, ale najlepiej sprawdzi się ktoś, kto jest zatrudniony na podobnym stanowisku, co nowo przyjęta osoba. Dzięki zdobytej wiedzy, większemu doświadczeniu i dłuższemu stażowi pracy, buddy wesprze nowego pracownika i przedstawi najlepsze rozwiązania problemów. Mentor powinien być także wsparciem merytorycznym.

Krok 3 - Przedstaw nowego pracownika

Aby nowy pracownik czuł się w firmie dobrze już pierwszego dnia, należy zapoznać go nie tylko z jej strukturą i zasadami funkcjonowania, ale również przedstawić reszcie kadry. Warto więc pokazać zatrudnionej osobie najważniejsze miejsca, takie jak biura, kuchnia, toaleta i szatnia. Należy też pamiętać o oprowadzeniu jej po firmie i przedstawieniu pozostałym osobom, a także opowiedzeniu o tym, jakie zajmują stanowiska. Aby przyjście nowego pracownika nie było dla reszty niespodzianką, warto też wysłać e-maila z informacją o zatrudnieniu kolejnej osoby.

Krok 4 - Sporządź listę zadań

Przyjście nowego pracownika do firmy wiąże się z natłokiem formalności, ale należy pamiętać o wyznaczeniu mu zadań i przedstawieniu wszystkich obowiązków. W pierwszych dniach nie powinien on otrzymywać zbyt obciążających poleceń, ale ich wykonanie należy odpowiednio skomentować i ocenić. Dobrze, aby nowo zatrudniony uczestniczył w spotkaniach wewnętrznych - dzięki nim proces wdrożenia będzie szybszy, a zadania i obowiązki staną się klarowne.

Krok 5 - Opowiedz o firmie

Skuteczny onboarding to przede wszystkim umiejętność przekazywania informacji dotyczących funkcjonowania i struktury firmy. Wdrożenie nowego pracownika wymaga opowiedzenia mu o panujących w przedsiębiorstwie zwyczajach i - jeśli obowiązuje określony sposób ubierania się - o dresscodzie. Bardzo ważnym aspektem jest także przedstawienie ścieżki awansu (nowy pracownik powinien wiedzieć, kiedy i w jaki sposób może ubiegać się o lepszą posadę). Nowo zatrudniony musi być też poinformowany o ewentualnych dyżurach sprzątania czy obowiązku samodzielnego dbania o swoje stanowisko pracy.

Krok 6 - Bądź gotowy do pomocy

Nowemu pracownikowi mogą towarzyszyć wątpliwości, dlatego należy go zapewnić, że - kiedy pojawią się problematyczne kwestie - może zadawać pytania. Otwartość na komunikację jest bardzo ważna i daje zatrudnionym osobom poczucie, że zawsze zostaną wysłuchane i nie muszą czuć skrępowania, jeśli czegoś nie wiedzą. Warto pomyśleć o sporządzeniu handbooka, czyli podręcznika, w którym zawarte będą informacje na temat powstania firmy, jej misji, wizji, celów i wartości, a także krótki, zawodowy savoir-vivre.

Krok 7 - Zadbaj o ewaluację

Świeżo zatrudnione w firmie osoby przechodzą z reguły wiele szkoleń i uczestniczą w spotkaniach wewnętrznych, podczas których przekazywana jest im wiedza nie tylko na temat stanowiska, ale również samej firmy. Warto zadbać więc o ewaluację, dzięki której ocena wiedzy i stopnia przyswojenia nowych informacji będzie dużo prostsza. Ewaluację można przeprowadzić za pomocą testów i ankiet, ale coraz większą popularność zdobywają też profesjonalne narzędzia, takie jak chociażby HCM Deck czy emplo. Ewaluacja powinna być regularna, a ocena sprawiedliwa i konsekwentna.

***
Brak odpowiedniego wdrożenia do pracy może skutkować zanikiem motywacji i zniechęceniem. Pracownicy, którzy nie przeszli poprawnego onboardingu, bardzo często nie znają zakresu swoich obowiązków i charakteru powierzonych zadań, co przekłada się na spadek efektywności i niską wydajność.